Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Jeder Mitarbeiter, der an einem Computer arbeitet, erzeugt elektronische Dokumente. Dazu gehören Textdateien, Präsentationen, E-Mails, Bilder oder Zeichnungen. All diese elektronischen Dokumente werden auf lokalen Festplatten, Servern oder in unzähligen Programmen gespeichert.

Anfangs ist die Zahl der Dokumente noch übersichtlich, wächst aber schnell an.

Jeder Mitarbeiter, verbringt mit der Suche nach abgelegten Dokumenten am Tag durchschnittlich

30 Minuten

Schluss mit Papier- und Datei-Chaos!

Eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) unterstützt die Verwaltung digitaler Dokumente und verringert Ihre E-Mail-Flut.

Dokumentenmanagementsysteme adressieren alle Arten elektronischer Dokumente. Mit einer integrierten OCR-Texterkennung kann die Dokumentenmanagement-Software den Inhalt der Dokumente in Sekundenschnelle durchsuchen.

Das sind Ihre Vorteile:

  • Effizientes Arbeiten durch schnellen, standortunabhängigen, mobilen, direkten Zugriff auf alle Informationen und Dokumente über alle Endgeräte
  • Zentrale Speicherung: alle Informationen liegen gesammelt an einem Ort
  • Nachhaltige Kostenreduktion – auch bei wachsenden Unternehmen
  • Einhaltung der Gesetze und Richtlinien zur revisionssicheren, elektronischen Archivierung: Zusammen mit der Verfahrensdokumentation können Sie nachweisen, dass das Dokument ein unverändertes Original ist
  • Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation: zentrale Mitteilungsübersicht, die über alle bereichsinternen Änderungen und neue Dokumente informiert
  • Integrierte Notiz- und Kommentarfunktion: Austausch über Notizen am Dokument, Kommentierung und Anweisung
  • Mehr Transparenz: Direkte Verlinkung eines Dokuments in einen sicheren Datenraum, zu dem externe Mitarbeiter oder Partner Zugang haben

Der automatisierte Prozess am Beispiel einer Eingangsrechnung

Die eingescannte Rechnung wird nach dem Scan vom Dokumentenmanagementsystem erfasst. Die Daten werden rechnerisch geprüft und mit einer Bestellung, einem Lieferschein sowie den Stammdaten des Lieferanten im ERP-System abgeglichen. Ist die Rechnung korrekt von den zuständigen Bearbeitern freigegeben, wird sie revisionssicher abgelegt. Die Zahlung, welche auch eine Skontofrist berücksichtigt, wird anschließend ausgelöst.

Diesen Rechnungsdurchlauf können Sie vollständig oder auch nur teilweise automatisch ausführen lassen. Wenn die Rechnung nur noch manuell eingescannt werden muss und der gesamte Prozess vom Dokumentenmanagementsystem erledigt wird, haben Sie den höchsten Grad der Automation bei einer eingehenden Papierrechnung erreicht.

Welche Lösung setzen wir dafür ein?

Wir arbeiten ausschließlich mit zuverlässigen und erprobten Lösungen namhafter Hersteller. Unsere Dokumentenmanagement-Lösung stammt von DocuWare.

DocuWare bietet umfassende Tools, um Informationen, Prozesse und Entscheidungen direkt miteinander zu verbinden. Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit manuellen Routinetätigkeiten und können sich auf innovative, fachlich anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren.

Lassen Sie sich unverbindlich von unseren IT-Experten beraten.
 
Beratungstermin vereinbaren