Papierloses Büro
Zur Digitalisierung interner und externer Geschäftsprozesse gehört sowohl die ständige Verfügbarkeit und Synchronisation aller Dokumente als auch deren gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit. So werden Geschäftsabläufe automatisiert und sind vollständig nachvollziehbar. Erfahren Sie mehr
Wir leben in einer digitalen Welt. Dennoch bauen Unternehmen bei Routineaufgaben wie der Erfassung, Prüfung und Eingabe von Daten in interne und externe Anwendungen noch immer auf manuelle Prozesse. Unzählige Mitarbeiterstunden entfallen auf monotone Tätigkeiten wie die Dateneingabe, die Suche nach Informationen, den manuellen E-Mail-Versand von Dokumenten und die erneute Archivierung. Das bringt nicht nur ganze Prozesse zum Stillstand, sondern bietet darüber hinaus viel Raum für Fehler.
Die Prozessautomation ist ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation. Die sichere Erfassung, Indexierung, Weiterleitung und Archivierung von Daten über integrierte Systeme ist das Lebenselixier moderner Unternehmen.
Mitarbeiter verbringen ihre Zeit beispielsweise nicht mehr mit der manuellen Eingabe von Spesenabrechnungen, sondern konzentrieren sich auf die Analyse von Ausgabentrends, die zu einem Kurswechsel führen könnten. Anstatt Rechnungen manuell zu verarbeiten, suchen sie nach Wegen, das Lieferanten-Engagement zu verbessern. Anstatt Gewinn- und Verlustrechnungen manuell zu erstellen, liefern sie qualifizierte Erkenntnisse für die Investition in neue strategische Projekte.
Eine Strategie mit maximaler Flexibilität fördert in Echtzeit agierende, agile Unternehmen, die nicht an Büroräume, Arbeitszeiten und Desktop-Computer gebunden sind. Ihr Erfolg gründet auf viel Freiheit für die Beschäftigten, nach dem Motto: jederzeit, überall und auf jedem Gerät.
Am Workflow-Beispiel Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird deutlich, dass durch die Erfassung mit Intelligent Indexing die Datenerfassungszeit um 95% reduziert wird.
- Die Hauptbuch-Kontonummer wird ohne manuelle Eingabe erfasst und eine doppelte Datenerfassung im Buchhaltungs- / ERP-System vermieden.
- Wiederkehrende Rechnungen, welche definierten Kriterien entsprechen, können sofort gebucht und bezahlt werden.
- Rechnungen können, basierend auf einem Lieferanten-Schnellabgleich oder dem Drei-Wege-Abgleich, intelligent über eine Kette definierter Entscheider ganz ohne manuelle E-Mails weitergeleitet und Erinnerungen für eine zeitnahe Reaktion automatisch gesendet werden.
- Durch den allzeitigen und allseitigen Zugriff verbessert sich die Genehmigungszeit um 20 % – 50 %.
- Die Rechnungen werden automatisch in einem zentralisierten, sicheren Archiv abgelegt.
- Die Suchzeit nach Rechnungen reduziert sich durch die Indexsuche von Stunden auf Sekunden. Die zentrale Ablage inklusive der Indexsuche reduziert auch den Zeitaufwand von Wochen auf einen einzigen Tag für die Audit-Vorbereitung unter Einhaltung aller rechtlicher Anforderungen
Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das seit mehr als 80 Jahren die Arbeitsweisen der Menschen verändert und verbessert.
Unter dem Slogan imagine. change. unterstützt Ricoh Unternehmen und Menschen mit Dienstleistungen und Technologien, die zur Innovation anregen, Nachhaltigkeit fördern und das Wachstum beschleunigen. Hierzu zählen Lösungen für das Dokumentenmanagement, IT-Services, Produktionsdruck, Communication Services, Digitalkameras und Industrielösungen.
Die Ricoh Group hat ihren Hauptsitz in Tokio und ist in fast 200 Ländern und Regionen vertreten.
RICOH Unternehmensbereiche:
- Managed Document Services
- Production Printing Services
- IT Infrastructure Services
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- Business Process Services
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- Sustainability Management Services
- Workplace Services
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Marko Kunze
Regional Sales Director Central-East Ι DocuWare Europe GmbH
Der Diplom-Volkswirt und Unternehmensberater berät derzeit Unternehmen zur Digitalisierung wesentlicher Prozesse, vorwiegend in der Unternehmensverwaltung und unterstützt Vertriebspartner bei der Projektumsetzung.
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