Deutsche Unternehmen haben nach wie vor ein gespaltenes Verhältnis zur E-Mail. Einerseits regen wir uns über endlose E-Mail-Ketten, irrelevante Verteiler und Spam auf. Der schönste Alltagserfolg am digitalen Arbeitsplatz bleibt daher das magische Ziel “Inbox Zero”.
Andererseits bestätigen Zahlen des IT-Branchenverbands Bitkom, dass die E-Mail vorerst für viele Berufstätige das wichtigste Kommunikationsmittel bleibt. „Die E-Mail wurde schon totgesagt, ist aber lebendiger denn je”, so der Hauptgeschäftsführer Bernd Rohleder.
Dabei ermöglichen Social Collaboration-Plattformen eine viel effizientere Art der Zusammenarbeit. Ausgereifte Tools fassen Messaging, Sprach- und Videokommunikation, Screensharing und den Austausch von Dateien zu einer Oberfläche zusammen. Warum die Zusammenarbeit mit Collaboration Tools, etwa in der Projektkommunikation, deutlich produktiver als über E-Mail ist, hat mehrere wesentliche Gründe.
1. Nachrichten bleiben im Kontext
Das E-Mail-Postfach bietet kaum Filtermöglichkeiten. Bestenfalls ergibt sich aus der Betreffzeile, welchem Projekt oder Vorgang die jeweilige E-Mail zuzuordnen ist. Oft verrät das jedoch erst der Text und es bleibt dem Empfänger überlassen, den jeweiligen Kontext herzustellen. Mit manuellem Aufwand lassen sich E-Mails nach dem Empfang in verschiedene Ordner verteilen. In Social Collaboration-Tools tauschen die Teilnehmer Nachrichten und Dateien hingegen in klar gekennzeichneten Konversationen oder Teamräumen aus. So ist stets sichergestellt, dass alle Nachrichten und Dateien dem richtigen Personenkreis immer und automatisch im Zusammenhang eines bestimmten Projekts oder Themas zugänglich sind. Das reduziert den Aufwand für den Nutzer deutlich und es bleibt mehr Zeit und Energie für die inhaltliche Arbeit.
2. Der Empfänger behält die Kontrolle
Bei der E-Mail entscheidet vor allem der Sender, wann der Empfänger die Nachricht zu Gesicht bekommt (“push”). Damit ist die zumindest implizite Erwartung der unmittelbaren Klärung und zeitnahen Antwort verbunden. In Social Collaboration-Konversationen entscheiden die Teilnehmer selber, wann der beste Zeitpunkt im Tagesablauf für die Bearbeitung von Nachrichten ist (“pull”). Das ermöglicht längere, produktivere Phasen der konzentrierten Arbeit ohne unnötigen Stress durch nicht beantwortete E-Mails.
3. Vollständige Historie der Zusammenarbeit
E-Mails und ihre Anhänge verkümmern üblicherweise in der Inbox ihrer Empfänger. Sie entscheiden dann auch noch selber, ob und wann gelöscht wird. Dateien lagern möglicherweise in einem separaten Filesharing-Service und Instant Messages werden kaum gespeichert. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, gehen viele Inhalte verloren. Team-Konversationen werden bei Projektbeginn angelegt und speichern eine strukturierte, vollständige und durchsuchbare Historie aller ausgetauschten Nachrichten und Dateien. Das ist auch dann ein besonderer Vorteil, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen. Sobald sie zur relevanten Team-Konversation hinzugefügt sind, haben sie einen vollen Überblick über laufende Themen und Zugriff auf die wichtigsten Dokumente.
4. Eine neue Mitarbeitergeneration abholen
Die oben zitierten Bitkom-Zahlen zeigen wie auch viele andere Studien und Erfahrungsberichte, dass die jüngere Mitarbeitergeneration deutlich weniger E-Mails austauschen und teilweise über gar keine E-Mail-Adresse mehr verfügen. Sie sind es aus Ausbildung, Studium oder Freundeskreis gewohnt, über Messaging- und Social Networking-Dienste zu kommunizieren und erwarten das auch am ersten Arbeitsplatz. Social Collaboration-Plattformen für das Unternehmensumfeld sind nach sehr ähnlichen Prinzipien aufgebaut und bieten gleichzeitig ein Maß an Sicherheit und Qualität, das in einem professionellen Umfeld nötig ist.
5. Social Collaboration-Plattformen ermöglichen auch das persönliche Gespräch
Bei allen Vorzügen von Collaboration Tools gegenüber der traditionellen E-Mail besteht natürlich auch hier die Gefahr eines „Information Overload“. Ein ewiges Hin und Her von Kurznachrichten kann ebenso die Produktivität einschränken. Gerade bei komplexen Fragen und Problemstellungen bietet sich das persönliche Gespräch über Sprache oder Video an. Daher bieten ausgereifte Plattformen die Möglichkeit, aus dem Kontext der Konversationen Einzel- oder Gruppengespräch zu starten und so zu schnelleren und besseren Problemlösungen zu gelangen.
Wie steht es also mit dem Tod der E-Mail? In der externen Kommunikation bleibt sie ein wesentlicher Standard und behält dort vorerst ihren Platz. Für die interne Zusammenarbeit hat sie jedoch ausgedient und sollte möglichst bald durch Social Collaboration-Tools abgelöst werden.
Autor
Philipp Bohn ist Vice President von Circuit, der Social Collaboration-Plattform von Unify, und CEO bei blueKiwi Software in Paris, ein Enterprise Social Network. Philipp lebt und arbeitet in Berlin.
