Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist für jedes Unternehmen ein lohnender Schritt. Im Kern werden dafür Papierschriftstücke zunächst in elektronische Dokumente umgewandelt und fortan digital aufbewahrt. Demnach wird das Aufkommen von Dokumenten in Papierform langfristig reduziert. Damit ist das DMS ist ein wichtiger Treiber für das Ziel „papierloses Büro“.
Grundvoraussetzung für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine professionelle und vorausschauende Planung. Hierzu müssen alle gängigen unternehmensinternen Prozesse analysiert, optimiert und schlussendlich digitalisiert werden. Jedes Unternehmen muss sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:
- Was möchte ich mit einem Dokumentenmanagementsystem erreichen?
- Was soll ein Dokumentenmanagementsystem in meinem Unternehmen abdecken?
So können DMS-Hersteller auf Wünsche und Anforderungen reagieren und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen. Für die Zukunftsfähigkeit des Systems ist essenziell: Es wächst mit dem Unternehmen mit und kann auch hinzukommende Funktionen und Prozesse mitbedienen.
Beachten Sie: Standardkataloge entsprechen den Anforderungen eines Unternehmens nicht zu 100%. Sie verkomplizieren gegebenenfalls den Prozess unnötigerweise und könnten sich am Ende als hinderlich erweisen.
Usability
Ein DMS muss sich in die bestehende Unternehmensorganisation inklusive aller Prozesse integrieren lassen. Mitarbeiter nutzen Systeme in der Regel nur, wenn sie damit nicht mehr Aufwand betreiben müssen als zuvor. Daher empfehlen wir eine Testphase, in der das Dokumentenmanagementsystem testweise zum Einsatz kommt. Somit können Prozesse und Handhabung Schritt für Schritt eingestellt und Probleme vermieden werden. Mitarbeiter, die in der Testphase mitgewirkt haben, erweisen sich oft als die besten Mentoren für ihre Kollegen.
Anpassbarkeit und vorausschauende Planung
Kurzum: Das DMS muss skalierbar sein, d.h. mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Bei vorausschauender Planung behalten Sie die Kostenkontrolle. Ein von vornherein abschätzbarer Programmieraufwand für notwendige Anpassungen verhindert hohe Kosten.
Einbeziehen von Schlüssel-Personen aus einzelnen Unternehmensbereichen in die Planung
Wenn die Einführung eines DMS beschlossene Sache ist, der genaue Einsatzumfang und die Einsatzfelder jedoch noch unklar sind, empfiehlt sich außerdem der Einsatz von Schlüssel-Personen. Ihre Mitarbeiter analysieren die abteilungsinternen und -übergreifenden Prozesse: Wo müssen Dokumente geprüft und freigegeben werden? Wo sind zusätzliche Genehmigungen erforderlich?
Feedback aus den Fachabteilungen
Die dokumentierten Prozesse werden ebenfalls von den einzelnen Fachabteilungen bewertet und zusätzliche Verbesserungsvorschläge zum DMS können gezielt ermittelt werden.
Integrierbarkeit in bestehende Systeme
Eine nahtlose Integrierbarkeit des Dokumentenmanagementsystems in die eigene IT-Umgebung erzielt bestmögliche Ergebnisse und sollte daher unbedingt vor der Einführung geprüft werden. Zukunftsweisend sind hier ausreichend Schnittstellen zu den unternehmenseigenen IT-Systemen – von der Benutzerverwaltung über ERP- und E-Mail-Systeme bis hin zu Programmier-/API-Schnittstellen, um direkt automatisierte Funktionen in das DMS programmieren zu können.
Gesetzliche Regelungen
Es existieren je nach Dokumentenart eine ganze Reihe von rechtlichen Anforderungen für die Archivierung von papierbasierenden Dokumenten. Dies gilt auch für digitale Dokumente, für die dieselben gesetzlichen Vorschriften greifen. Ein Dokumentenmanagementsystem muss die gängigen gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben abbilden können. Themen, wie eine revisionssichere Ablage, Archivierung von Dokumenten und Rechnungen etc. sowie das Einscannen von Briefen und anderen Papierdokumenten oder die Umsetzung von Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind nur einige der Punkte, welche viele Hersteller referenzieren.
Verfügbarkeit der Daten
Zu guter Letzt sollten Unternehmen die Verfügbarkeit der Daten hinterfragen. Was passiert, wenn das mühsam gepflegte DMS irgendwann nicht mehr den Anforderungen entspricht? Gibt es Möglichkeiten eines Exports und Imports der im DMS enthaltenen Daten? Sollte ein DMS über keinerlei solcher Funktionen verfügen, kann dies im Nachgang zu kostenintensiven Folgen führen.
Schlussfolgernd bleibt zu sagen: Bei der richtigen Wahl unterstützt das DMS Ihr Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung von Daten, sondern spart Zeit und Geld – und trägt zum Schutz der Umwelt bei.
Autor
Jan Fickler arbeitet als IT-Administrator bei Communisystems. Bei großen Projekten ist er die helfende Hand unserer IT-Experten und für interne IT-Angelegenheiten zuständig. mehr
