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Das digitale Zeitalter stellt sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter vor komplexe Herausforderungen. Neue Arbeitsweisen bedingen neue Arbeitszeitmodelle und verbessern spürbar die Work-Life-Balance. Agile Unternehmen stellen projektorientierte Teams zusammen, die Entwicklungen beschleunigen und Innovationen hervorbringen sollen.

Die neue Zusammenarbeit zeichnet sich vor allem durch einen flexiblen Teamaufbau aus internen Mitarbeitern verschiedener Bereiche und Standorte, freiberuflichen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern und gelegentlich sogar Mitbewerbern aus. Oft arbeiten die Teammitglieder zeitbegrenzt miteinander oder sind gleichzeitig in verschiedene Projekte involviert. Unterschiedliche Disziplinen, Kulturen und Persönlichkeiten arbeiten unter hohem Einsatz und Ergebnisdruck zusammen, auch ohne sich persönlich zu treffen.

Diese Mischung motiviert und fördert die Bereitschaft zu Innovationen. Flexible Strukturen und neuer Input von außen bewirken eine kreative und ideenreiche Teamatmosphäre. Die Teammitglieder lernen voneinander während sie gemeinsame Lösungen erarbeiten. Sie tauschen ihr Wissen und Können aus und lassen bereichs- und fachfremde Sichtweisen einfließen. Der Ideenreichtum der Mitarbeiter wird so nachhaltig gefördert.

Eine gut gelebte Teamkultur ist das A und O für den Teamerfolg, welcher mit der Qualität folgender acht Kriterien steht oder fällt:

• Kommunikation zwischen Teammitgliedern
• Gegenseitige Unterstützung bei der Realisierung von Aufgaben
• Abgrenzung der Verantwortungsbereiche und Rollen innerhalb des Teams
• Gestaltung der Entscheidungsprozesse
• Unternehmensweite Wirkung der Teamleistung und ihre Sichtbarkeit
• Geschriebene und ungeschriebene Spielregeln
• Fehlertolerante Lernkultur
• Identifikationsgrad einzelner Mitglieder mit dem gesamten Team

Erfolgreicher Wissensaustausch

Für Teamarbeit 4.0 oder Zusammenarbeit 4.0 ist ein umfassendes Netzwerkdenken unumgänglich. Alle Teammitglieder müssen sich koordinieren und austauschen können: Sie müssen gleichsam teilhaben, Informationen erhalten und fließen lassen. Dafür benötigen Sie Datenzugriffe, Hilfsmittel sowie eine gut funktionierende Kommunikation ohne Hindernisse. Die neue Zusammenarbeit zeichnet sich durch Kommunikation, Organisation und Wissensmanagement aus.

Für die virtuelle Teamarbeit gibt es cloudbasierte Plattformen und Kollaborationstools. Aufgaben, Arbeitsmittel und Prozesse können mit Hilfe technologischer Lösungen aufeinander abgestimmt werden. Netzwerkstrukturen ermöglichen allen Projektbeteiligten jederzeit an ihren persönlichen Aufgaben zu arbeiten und sich mit den anderen Teammitgliedern abzustimmen. Die benötigten Daten, Dokumente und Informationen sind online für alle Beteiligten identisch und stets aktuell über Laptop, Tablet oder Smartphone abrufbar.

 Zusammenarbeit 4.0 zusammengefasst

• Digitale Techniken der Zusammenarbeit – Collaboration-Tools – sind heute sehr viel schneller bereitstellbar und einfacher zu nutzen als noch vor wenigen Jahren.
• Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die Versionierung für die Nachverfolgung von Änderungen oder Anmerkungen im Dokument (Annotation) sind gängige Praxis geworden.
• Zusätzlich eröffnet das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit weitere Potenziale. Indem Texte gemeinsam verfasst werden, nehmen gleichzeitig Umfang und Präzision des Inhalts, die Ausdrucksschärfe und die Detailliertheit derer zu. Die wirkliche Herausforderung für jedes einzelne Teammitglied besteht darin, nicht den alleinigen Anspruch als Autor zu erheben.
• Während des gemeinsamen Arbeitens entsteht ein Aktivitätenfluss. Die Protokollierung aller Aktivitäten bietet Transparenz für alle Beteiligten. Dazugehörige Benachrichtigungssysteme fördern die Entstehung einer fehlertoleranten Kultur.
• Streams ändern grundsätzlich den Umgang mit Informationen. Da Informationen nun ununterbrochen fließen, ist die ständige Kontrolle schier unmöglich bzw. in der Regel überhaupt nicht mehr erwünscht. Bedenken oder Befürchtungen von Arbeitskontrolle rücken somit gleichzeitig in den Hintergrund.
• Trotz umfassender Information und Aktivitätenfluss schützen Relevanz-Marker-Funktionen moderner Softwaresysteme durch die Trennung von Wichtigem und weniger Wichtigem die Mitarbeiter vor informationeller Überforderung.

Kurz gesagt: Kollaborationstools stärken die informelle Organisation im Team, fördern die Selbstorganisation ohne disziplinarische Hierarchie und unterstützen das Veränderungsmanagement. Schriftliche Inhalte fördern Kritik und Verbesserungen. Die Transparenz der Projektorganisation und ihrer Interaktionen schafft die Voraussetzungen für eine fehlertolerante Kultur im Team.

Nicht jeder Mitarbeiter bringt bereits alle Voraussetzungen für die neue Zusammenarbeit mit. Manche müssen erst Verständnis für kollaborative und interdisziplinäre Arbeitsprozesse entwickeln und lernen, wie:

• sie effizient Informationen beschaffen.
• sie sich als Experte im Team profilieren können.
• sie ihre Meinung und Ideen besser verbreiten können.

Autor

Anja Klammeck ist Marketing Managerin bei Communisystems. Ihre langjähirge Erfahrung im Bereich Marketing und PR macht sie zu einem echten Allrounder. Als Organisationstalent plant sie unsere Messen und Events. mehr