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Fast jedes Unternehmen hat ihn – diesen einen Mitarbeiter, der eigentlich schon immer da ist, über alles Bescheid weiß und den man fragen kann, wenn man mal nicht weiterweiß. Wenn der langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand geht oder sich beruflich neu orientiert, dann ist der Verlust des wertvollen Know-hows nur schwer zu verkraften. Ein gut geplanter Übergabeprozess stellt den Wissenstransfer jedoch weitestgehend sicher. Was aber, wenn der Katastrophenfall eintritt und der Mitarbeiter ungeplant und kurzfristig für unbestimmte Zeit ausfällt?

Mangelndes Wissensmanagement: Wenn das Wissen das Unternehmen verlässt

Stellen Sie sich folgenden Fall vor, den wir vor nicht langer Zeit bei einem Kunden begleiten „durften“. Eine langjährig tätige Büroleitung fällt krankheitsbedingt von heute auf morgen aus und ist auch für Telefonate und Abstimmungen nicht mehr erreichbar. Was würde das für das Unternehmen und die laufenden Themen des Tagesgeschäftes bedeuten?

Gutes Wissensmanagement ist ein essenzieller Bestandteil in Unternehmen. Denn Wissen ist eine wertvolle Ressource, die jedem Mitarbeiter im Unternehmen nachhaltig zur Verfügung stehen sollte. Unternehmen sollten daher immer darauf bedacht sein, Wissen zu bündeln und abteilungs- bzw. unternehmensweit verfügbar zu machen sowie strategisch und operativ im Sinne des Unternehmens einzusetzen. Dass bei zahlreichen Unternehmen hier noch Verbesserungsbedarf besteht, zeigt die Studie „Wissensmanagement im Mittelstand“ von statista im Auftrag von Kyocera. Lediglich 27 Prozent der befragten Büroangestellten gaben an, dass ihr Wissen so dokumentiert ist, dass Kollegen bei ihrem Austritt oder Ausfall direkt weiterarbeiten könnten. In jedem dritten Unternehmen gehen laut Studie Informationen verloren oder sind nur sehr zeitaufwendig zu finden.

Geschäftsprozesse richtig dokumentieren

Vorausschauend handeln, statt dem Chaos hinterherlaufen – das sollte jedes Unternehmen anstreben. In der Folge des oben genannten Beispiels kann nur noch Schadensbegrenzung betrieben werden – das kostet Geld und Zeit.

Mit einer standardisierten Prozessdokumentation haben Unternehmen die wichtigsten Arbeitsschritte transparent dokumentiert und so das Firmenwissen immer zur Hand.

Vorteile einer strukturierten Prozessdarstellung

+ Eine Vertretung kann sich schnell in die Aufgaben des ausgefallenen Mitarbeitenden einarbeiten und diese ausführen.

+ Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden gestaltet sich einfach und übersichtlich.

+ Langjährig gelebte Prozesse lassen sich so analysieren und ggf. optimieren.

• Beseitigung von Unstimmigkeiten in den Prozessabläufen
• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vereinheitlichung von unterschiedlichen Prozessvarianten
• Schaffung eines klaren und verständlichen Regelwerks
• Verminderung des Abstimmungsaufwands
• Vorbereitungen für ein Qualitätsmanagement und eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Prozessautomatisierung und Digitalisierung

Mit einer Prozessdokumentation und, falls nötig, einer damit einhergehenden Prozessoptimierung sind Unternehmen bestens für die Digitalisierung vorbereitet. Zudem bietet die hier beschriebene Vorgehensweise eine ideale Grundlage für die erfolgreiche und ressourcenschonende Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (kurz DMS).

Um das Know-how langfristig zu sichern, ist ein DMS eine wichtige Stütze. Für ein DMS werden vorhandene Prozesse identifiziert, gegebenenfalls optimiert und digitalisiert, so dass am Ende alle Informationen und Dokumente zentral und rechtskonform abgelegt und zugänglich sind. Diese zentrale Ordner- und Ablagestruktur berechtigt die Mitarbeiter eines Unternehmens, ohne Aufwand auf Dokumente zuzugreifen, die sie benötigen – mittels integrierter Suchfunktion auch in wenigen Sekunden. Mit einem DMS gehören Ordner und Papierstapel der Vergangenheit an. Unternehmen kommen dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher – zum Wohle der Mobilität, Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit, aber natürlich auch der Nachhaltigkeit. Mehr zur den Erfolgsfaktoren der DMS-Einführung im Unternehmen erfahren Sie hier.

Expertenwissen aus erster Hand

Sie benötigen Unterstützung? Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir Ihre Kernprozesse und dokumentieren bzw. visualisieren diese mit einer standardisierten Vorgehensweise. Als Unternehmensoptimierer und Digitalisierungsmacher stimmen Helo und Communisystems die Lösungen individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ab und begleiten Sie auf dem gesamten Weg zur Einführung. Damit haben Sie und Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit und Arbeitskraft für die wirklich wichtigen Dinge: Ihre Kunden und Ihr Unternehmen.